vOffice

Benutzer sind eigene Mitarbeiter des Unternehmens. Diese laden Sie ein, indem Sie auf das Plus-Zeichen oben links neben Benutzer klicken und die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ ausfüllen.

Besucher sind zum Beispiel Kunden oder externe Geschäftspartner. Um diese einzuladen klappen Sie das Sidepanel aus und wählen Sie das Plus-Zeichen neben „Einladungen“. Alternativ klicken Sie oben auf das Symbol . Dies öffnet eine Eingabemaske. In der Maske sind nur die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ Pflichtangaben.

Klicken Sie im Sidepanel auf das Plus-Zeichen in der Spalte Konferenzen. Nachdem Sie Datum, Uhrzeit und Betreff ausgewählt haben, können Sie die Teilnehmer hinzufügen.
Sie können dort zwischen Benutzer, eingeladenen Besuchern oder der Möglichkeit neue Benutzer anzulegen auswählen.

Klicken Sie oben links auf das 3 Balken Icon, dies öffnet das Seitenmenü mit zusätzlichen Optionen.
In der vOffice Vollversion können Sie in den Admin-Einstellungen zwischen dynamisch und statischen Sidepanel wählen.
Ein dynamisches Sidepanel schließt sich, wenn Sie in einen anderen Bereich klicken. Ein statisches Sidepanel ändert sich nur, wenn Sie es aus- oder einklappen.

Eine Videokonferenz kann maximal fünf Teilnehmer haben.

Sie können in einem Gespräch eine dritte Person anrufen, diese wird, wenn sie den Anruf annimmt, dem vorhanden Gespräch hinzugefügt. Sollten Sie während eines Gespräches angerufen werden und den zusätzlichen Teilnehmer annehmen, wird er Ihrem Gespräch hinzugefügt.
Alternativ können Sie über den Button Konferenzen mehrere Teilnehmer gleichzeitig festlegen.

Ja, wenn Sie während eines Gespräches eine weitere Person anrufen und diese Person Ihren Anruf annimmt, wird diese zu Ihrem Gespräch hinzugefügt.

Im Warteraum sind Ihre eingeladenen Besucher. Wenn Sie auf den Warteraum klicken sehen Sie Ihre Besucher, die in diesem Moment in vOffice online sind. Sie können über das Telefonhörer-Symbol die Person anrufen. Der Warteraum ist benutzerabhängig.
In vOffice können Sie außerdem einen Assistenten festlegen. Diese können die Warteräume ihrer Vorgesetzten verwalten.

Sie können entweder das Seitenmenü öffnen und dort unter „Einladungen“ den Teilnehmer sehen. Dort gibt es das Optionsmenü „Teilnehmer weiterleiten“.
Alternativ können Sie Teilnehmer während des Gesprächs weiterleiten. Den Button zum Weiterzuleiten finden Sie unter Ihrem Videobild.

Ja. Klicken Sie hierzu einfach auf das Mikrofon-Symbol unter Ihrem Bild bzw. auf das Kamera-Symbol.

Im Gespräch wählen Sie das Symbol „Bildschirm teilen“ unter Ihrem Videobild, um Ihren Bildschirm freizugeben. Sie können zwischen dem gesamten Bildschirm sowie der Freigabe einzelner Anwendungsfenster oder Tabs wählen.
Damit das Anwenderfenster geteilt werden kann, darf dieses nicht minimiert sein.

Der Moderator hat folgende Möglichkeiten:

1. Drücken der Enter-Taste
2. Klick auf die Zeitleiste

Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen beinhaltet vOffice keine Aufzeichnungsfunktion.

Sie können als Administrator über die Einstellungen (Zahnrad) den Punkt Benutzer auswählen. In dieser Tabelle können Sie mit Doppelklick die Benutzerdaten bearbeiten und anschließend speichern.

Sie können als Administrator über die Einstellungen (Zahnrad) den Punkt Benutzer auswählen. In dieser Tabelle können Sie in der Spalte Rechte die Rechte ändern, ein Tooltip erklärt welche Zahl für welche Rechte steht.

In dem Sie oben links auf Ihr Profilbild klicken und anschließend über das Icon „Bild hochladen“ die passende Datei auswählen.
Als Administrator können Sie außerdem anderen Benutzern Bilder zuweisen. Wählen Sie hierzu einen Benutzer aus. Klicken Sie dann auf das Optionsmenü und wählen Sie „Benutzer Info“. Hier können Sie das Profilbild ändern.

Klicken Sie auf Ihre Benutzereinstellungen und wählen dort die gewünschte Methode aus.
Als Administrator legen Sie die Standardsicherheit fest. Sowie die erlaubten Methoden für alle Benutzer.

Sie können in Ihren Browser-Einstellungen die Zulassung manuell erlauben.

Klicken Sie auf das Zahnrad oben links und wählen Sie „Kamera und Mikrofon“ aus, Sie sollten Ihr Video-Bild sehen und der Mikrofonbalken sollte ausschlagen, wenn Sie sprechen.

Mögliche Ursachen:

1. In den Windows Datenschutzeinstellungen ist die Kamera und/oder das Mikrofon für die genutzten Apps nicht zugelassen.
2. Der für vOffice genutzte Browser lässt die Verbindung zu Mikrofon und Kamera nicht zu. Ggf. handelt es sich um eine ältere Browserversion, die die aktuellen Verschlüsselungsstandards DTLS 1.2 und 1.3 nicht unterstützt.
3. Die Geräte könnten im BIOS oder anderweitig deaktiviert sein.
4. Ihre Kamera kann physisch deaktiviert sein, z. B. durch einen Schalter an der Kamera.
5. In Ihren Geräteeinstellungen könnte die Kamera gesperrt sein, suchen Sie ggf. auf Ihrer Tastatur ein durchgestrichenes Kamera-Symbol.

1. Schwache Internetverbindung
2. Schwaches WLAN
3. Fehlerhafte Netzwerkgeräte

Ja, vOffice funktioniert auf Windows 2019 Terminalservern. Die vOffice Nutzung auf Terminalservern benötigt höhere IT-Ressourcen als die lokale Nutzung und ist daher im Einzelfall zu prüfen.

Um ein Fenster zu teilen, darf es nicht minimiert sein. Minimierte Fenster werden nicht angezeigt.

Ihre vOffice Zugangsdaten sind im verwendeten Browser nicht (mehr) gespeichert. Über die Eingabe ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie einen neuen Zugangslink.
Der Grund dafür sind Ihre Browsereinstellungen. Überprüfen Sie in Ihren Browser die Einstellungen „Website-Daten beim Beenden löschen“. Dies wird auch häufig als privater Modus oder ähnlich bezeichnet.

Andere Kommunikations-Anwendungen wie z. B. Skype können das Mikrofon reservieren. Schließen Sie in diesem Fall alle anderen Programme, welche Ihr Mikrofon nutzen könnten.
Falls mehrere Mikrofone verbunden sind, wählen Sie das gewünschte Gerät über die Soundeinstellungen aus. In Frage kommen z. B. Headset, SpeechMike, Webcam, Laptop oder Monitor.

Mögliche Gründe können sein:

1. Die E-Mail wird durch den Spamfilter abgefangen.
2. Es wurde nicht die richtige E-Mail-Adresse verwendet.
3. Es wurde eine andere E-Mail-Adresse bei vOffice hinterlegt.

Der Signaling-Server ermöglicht die Kommunikation (Signalisierung) zwischen den Teilnehmern und speichert deren Benutzerdaten und Rechte.

Der STUN Server ermöglicht es die Verbindung von Kommunikationspartnern außerhalb des lokalen Netzwerkes aufzubauen. Das STUN-Protokoll ist im RFC 3489 definiert.

Der TURN-Server wird automatisch aktiv, wenn keine Verbindung über den STUN Server möglich ist. Grund hierfür sind besonders restriktive Firewall-Regeln eines Nutzers. Das TURN-Protokoll ist im RFC 5766 definiert.