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vOffice

Das sichere virtuelle Büro inkl. Videokonferenz

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Datenschutz

Die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung der RA-MICRO Software AG.


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Datenschutz-konforme Videokommunikation für Unternehmen, Organisationen und Freiberufler

Bringen Sie alle Mitarbeiter zusammen – egal ob sie im Homeoffice, im Büro oder an anderen Standorten tätig sind. Auch Besucher betreten Ihr virtuelles Office in nur wenigen Klicks. Nutzbar mit allen gängigen Internetbrowsern sowie als iOS und Android App.

virtuelles Büro

Warum vOffice?

  • Datenschutz und Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Produktive Zusammenarbeit durch live Status der Nutzer und ein interaktives Organigramm
  • Kollegen und Kunden mit einem Klick teilnehmen lassen
  • Einfach von überall ohne Installation nutzbar

Features

vOffice Video

Videotelefonie

Videocalls, Videokonferenzen und Präsentationen mit Bildschirmfreigabe, Teilnehmer können dem Gespräch jederzeit hinzugefügt werden

Videocall-Management

Videocall-Timer zur Zeitoptimierung und Videocall-Terminplaner für eine effektive Organisation

Warteraum

Für eingeladene Besucher, individuell gestaltbar (eigene Website)

vOffice Organisation

Interaktives Organigramm

Foto-Benutzer Ansicht mit live Status: sehen Sie direkt, wer beschäftigt, im Gespräch oder außer Haus ist sowie den Standort (Büro oder Homeoffice)

Chat und Datei-Transfer

Chat und direkter Datei-Transfer zwischen den Teilnehmern (ohne Zwischenspeicherung auf Servern)

Info-Board

Aushänge („Schwarzes Brett“) für Unternehmensinformationen

  • »vOffice ist für unser Büro in unserer täglichen Arbeit eine echte Bereicherung.«
    Rechtsanwalt Dr. Wolfgang-P. Osten,
    Hamburg, 06.08.2020
  • Rechtsanwältin Marie Vandersanden nutzt das RA-MICRO vOffice

    »So geht Kanzlei heute – einfach, sicher, virtuell. Willkommen in meinem digitalen Büro!«

    Rechtsanwältin Marie Vandersanden, LL.M.,
    Bremen, 29.07.2020
  • »vOffice ist übersichtlich und leicht verständlich – einfach schlau organisiert.«

  • Rechtsanwältin Hildebrand-Blume nutzt das RA-MICRO vOffice

    »Tolle Sache, weil vOffice aus RA-MICRO ohne Systemwechsel funktioniert. Auch die Bildschirmfreigabe finde ich toll! Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr so viele Zusatzprogramme benötigt. Von der Mandantschaft ist es außerdem leicht zu bedienen.«

    RAin Petra Hildebrand-Blume,
    Kanzlei Hildebrand-Blume, Mannheim, 24.06.2020
  • Rechtsanwalt und Steuerberater Jochen Breitenbach nutzt das RA-MICRO vOffice

    »Bin begeistert, dass die Einrichtung so schnell ging. Sehr gut – vOffice hat genau die Funktionalitäten, die man braucht und bei anderen schwer findet.«

    Steuerberater und Rechtsanwalt Jochen Breitenbach,
    Kanzlei Breitenbach, Nürnberg, 22.06.2020

vOffice Lizenzierung

  • Unternehmen aus der EU können vOffice 30 Tage kostenlos testen. Anschließend kostet vOffice nur 1 Euro pro Mitarbeiter und Monat.
  • Für alle in Deutschland zugelassenen Rechtsanwälte, Notare und Steuerberater ist vOffice kostenlos
  • Keine Werbung, keine Datensammlung
  • Vollumfänglicher RA-MICRO vOffice Support

Sicherheits-Programmarchitektur

Erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO

vOffice bietet Videokonferenzen und Dateitransfer mit sicherer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. vOffice wurde von der Wirtschaftskanzlei Graf von Westphalen in rechtlicher Hinsicht bezüglich DSGVO-Konformität, Informationssicherheit sowie der Verwendbarkeit durch Geheimnisträger wie Rechtsanwälte begutachtet. 

Das Gutachten kommt zu dem Schluss, dass vOffice sämtliche rechtlichen Anforderungen der DSGVO erfüllt. 
Datenschutzgutachten: Download Übersicht (PDF)

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Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Nutzen Sie alle Vorteile der persönlichen Kommunikation, indem Sie virtuelle Meetings veranstalten
  • Ermöglichen Sie Ihren Teams im Homeoffice ein ortsunabhängiges und effektives Zusammenarbeiten
  • Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich trotz physischer Entfernung mit dem Rest des Teams verbunden zu fühlen
  • Wirken Sie einem Sinken der Produktivität im Homeoffice aktiv entgegen
  • Halten Sie Ihre Mitarbeiter über aktuelle Unternehmensrichtlinien und Arbeitsanforderungen informiert
  • Profitieren Sie von einer serverlosen Kommunikation mit sicherem Ende-zu-Ende verschlüsselten Datenaustausch
  • Verwenden Sie unsere Internetbrowser basierte Lösung, die keinen lokal zu installierenden Client und auch keine App auf Mobilgeräten benötigt

Basisinformation

  • Was ist vOffice?

    vOffice ist eine sichere Peer-to-Peer-Video-Konferenzlösung für die interne und externe Unternehmens-Kommunikation und -Organisation.

  • Mit welchem Betriebssystem kann ich vOffice verwenden?

    vOffice ist browserbasiert und damit betriebssystemunabhängig.
    iOS und Android Apps unterstützen die mobile Nutzung von vOffice.

  • Gibt es vOffice als App für mein Smartphone oder Tablet?

    Ja, für mobile Geräte mit Android oder iOS.
    Die iOS-App für iPhone und iPad erhalten Sie: hier
    Die Android-App für beispielsweise Samsung Geräte erhalten Sie: hier

  • Mit welchen Browsern funktioniert vOffice?

    Auf dem Desktop können alle modernen Browser verwendet werden. Wir empfehlen Google Chrome, Windows Edge und Safari.

  • Wie richte ich vOffice ein?

    Gehen Sie auf https://voffice.ra-micro.de und folgen Sie dem kurzen Registrierungsprozess. Das vOffice steht Ihnen direkt im Anschluss zur Verfügung. RA-MICRO Programmkunden können ihr kostenloses vOffice bequem aus RA-MICRO heraus aktivieren. Hierbei werden die in der Benutzerverwaltung hinterlegten Benutzer automatisch für Sie in das vOffice übernommen.

  • Wie starte ich vOffice?

    Öffnen Sie vOffice über Ihren E-Mail-Einladungslink. Wir empfehlen, den Einladungslink mit Google Chrome, Microsoft Edge oder Safari Browser zu öffnen.
    Zusätzlich empfehlen wir vOffice als Lesezeichen zu speichern, oder die Chrome/Edge App zu installieren.
    Als RA-MICRO Nutzer können Sie vOffice auch über den vOffice Button in RA-MICRO öffnen.

Anwendung

  • Wie lade ich einen internen Benutzer ein?

    Benutzer sind eigene Mitarbeiter des Unternehmens. Diese laden Sie ein, indem Sie auf das Plus-Zeichen oben links neben Benutzer klicken und die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ ausfüllen.

  • Wie lade ich einen Besucher ein?

    Besucher sind zum Beispiel Kunden oder externe Geschäftspartner. Um diese einzuladen klappen Sie das Sidepanel aus und wählen Sie das Plus-Zeichen neben „Einladungen“. Alternativ klicken Sie oben auf das Symbol . Dies öffnet eine Eingabemaske. In der Maske sind nur die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ Pflichtangaben.

  • Wie erstelle ich eine Konferenz?

    Klicken Sie im Sidepanel auf das Plus-Zeichen in der Spalte Konferenzen. Nachdem Sie Datum, Uhrzeit und Betreff ausgewählt haben, können Sie die Teilnehmer hinzufügen.
    Sie können dort zwischen Benutzer, eingeladenen Besuchern oder der Möglichkeit neue Benutzer anzulegen auswählen.

  • Wie öffne ich das Sidepanel?

    Klicken Sie oben links auf das 3 Balken Icon, dies öffnet das Seitenmenü mit zusätzlichen Optionen.
    In der vOffice Vollversion können Sie in den Admin-Einstellungen zwischen dynamisch und statischen Sidepanel wählen.
    Ein dynamisches Sidepanel schließt sich, wenn Sie in einen anderen Bereich klicken. Ein statisches Sidepanel ändert sich nur, wenn Sie es aus- oder einklappen.

  • Wie viele Teilnehmer können maximal teilnehmen?

    Eine Videokonferenz kann maximal fünf Teilnehmer haben.

  • Wie kommuniziere ich mit mehreren Teilnehmern?

    Sie können in einem Gespräch eine dritte Person anrufen, diese wird, wenn sie den Anruf annimmt, dem vorhanden Gespräch hinzugefügt. Sollten Sie während eines Gespräches angerufen werden und den zusätzlichen Teilnehmer annehmen, wird er Ihrem Gespräch hinzugefügt.
    Alternativ können Sie über den Button Konferenzen mehrere Teilnehmer gleichzeitig festlegen.

  • Kann ich während einer Konferenz weitere Teilnehmer hinzufügen?

    Ja, wenn Sie während eines Gespräches eine weitere Person anrufen und diese Person Ihren Anruf annimmt, wird diese zu Ihrem Gespräch hinzugefügt.

  • Wie nutze ich den/meinen Warteraum?

    Im Warteraum sind Ihre eingeladenen Besucher. Wenn Sie auf den Warteraum klicken sehen Sie Ihre Besucher, die in diesem Moment in vOffice online sind. Sie können über das Telefonhörer-Symbol die Person anrufen. Der Warteraum ist benutzerabhängig.
    In vOffice können Sie außerdem einen Assistenten festlegen. Diese können die Warteräume ihrer Vorgesetzten verwalten.

  • Wie leite ich einen eingeladenen Teilnehmer weiter?

    Sie können entweder das Seitenmenü öffnen und dort unter „Einladungen“ den Teilnehmer sehen. Dort gibt es das Optionsmenü „Teilnehmer weiterleiten“.
    Alternativ können Sie Teilnehmer während des Gesprächs weiterleiten. Den Button zum Weiterzuleiten finden Sie unter Ihrem Videobild.

  • Kann ich mich während einer Videokonferenz stummschalten oder die Kamera ausschalten?

    Ja. Klicken Sie hierzu einfach auf das Mikrofon-Symbol unter Ihrem Bild bzw. auf das Kamera-Symbol.

  • Wie teile den Bildschirm?

    Im Gespräch wählen Sie das Symbol „Bildschirm teilen“ unter Ihrem Videobild, um Ihren Bildschirm freizugeben. Sie können zwischen dem gesamten Bildschirm sowie der Freigabe einzelner Anwendungsfenster oder Tabs wählen.
    Damit das Anwenderfenster geteilt werden kann, darf dieses nicht minimiert sein.

  • Wie kann ich eine laufende Videositzung verlängern?

    Der Moderator hat folgende Möglichkeiten:

    1. Drücken der Enter-Taste
    2. Klick auf die Zeitleiste

  • Kann die Videokonferenz aufgezeichnet werden?

    Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen beinhaltet vOffice keine Aufzeichnungsfunktion.

  • Wie kann ich Benutzerdaten anpassen?

    Sie können als Administrator über die Einstellungen (Zahnrad) den Punkt Benutzer auswählen. In dieser Tabelle können Sie mit Doppelklick die Benutzerdaten bearbeiten und anschließend speichern.

  • Wie kann ich die Rechte der Benutzer ändern?

    Sie können als Administrator über die Einstellungen (Zahnrad) den Punkt Benutzer auswählen. In dieser Tabelle können Sie in der Spalte Rechte die Rechte ändern, ein Tooltip erklärt welche Zahl für welche Rechte steht.

  • Wie kann ich mein Profilbild ändern?

    In dem Sie oben links auf Ihr Profilbild klicken und anschließend über das Icon „Bild hochladen“ die passende Datei auswählen.
    Als Administrator können Sie außerdem anderen Benutzern Bilder zuweisen. Wählen Sie hierzu einen Benutzer aus. Klicken Sie dann auf das Optionsmenü und wählen Sie „Benutzer Info“. Hier können Sie das Profilbild ändern.

  • Wie nutze ich die zwei Faktor Authentifizierung?

    Klicken Sie auf Ihre Benutzereinstellungen und wählen dort die gewünschte Methode aus.
    Als Administrator legen Sie die Standardsicherheit fest. Sowie die erlaubten Methoden für alle Benutzer.

Technische Fragen

Datenschutz/Informationssicherheit

  • Wo finde ich die Datenschutzerklärung?

    Klappen sie das Sidepanel in vOffice aus. Klicken sie nun auf „vOffice“ und wählen nun Datenschutzbestimmungen.

  • Wo werden die Daten gespeichert?

    Benutzer-Daten werden zentral auf dem Signaling-Server der RA-MICRO Vertriebs GmbH gespeichert. Der Server wird in Deutschland durch die ISO 27001 zertifizierte Firma OVG gehostet.

  • Welche Daten werden gespeichert?

    In der Kompaktansicht werden lediglich die für die Kommunikation (Name, E-Mail, Rechte) notwendigen Grundinformationen gespeichert. In der erweiterten Ansicht kann der Anwender zusätzliche Informationen, wie Arbeitszeiten, erfassen, die für die Zusammenarbeit nützlich sind. Die gespeicherten Daten werden nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet und können vom Anwender jederzeit gelöscht werden.

  • Warum ist die Anwendung sicher?
    • Die Datenübermittelung erfolgt durchgehend Ende-zu-Ende verschlüsselt.
    • Die Identifizierung erfolgt nutzerbezogen: Die Zugänge können zusätzlich mit einer 2FA Authentifizierung gesichert werden.
  • Können Dritte unbemerkt mithören?

    Nein, die Kommunikation findet ausschließlich Ende-zu-Ende verschlüsselt statt.